Петък, 23- ти Август
Referatite.org е архив от реферати, курсови и дипломни работи,

казуси, теми, есета и всичко необходимо на ученика и студента
ХИТОВИ РЕФЕРАТИ
Начало / Реферати / Икономика Други

Документооборот


ДОКУМЕНТООБОРОТ. СЪЩНОСТ И ЗНАЧЕНИЕ. ПРИНЦИПИ НА РАЗРАБОТВАНЕ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СТОПАНСКАТА ОРГАНИЗАЦИЯ

ПО:СЧЕТОВОДСТВО

Документооборотът заема важно място в управлението. Разходите и резултатите от производството, взаимоотношенията с финансовата и кредитна система, разплащането с работниците и движението на средствата на предприятието и други се отразяват в стойностнаформа с помощта на счетоводната отчетност. Обемът на произведената и реализираната продукция, себестойността, рентабилността, ликвидността и други важни показатели за ефективността от стопанската дейност на предприятието се получават именно въз основа на счетоводнатадокументация.

Носители на информация за процесите и явленията са първичните и вторичните счетоводни документи . Изискванията за тяхното съставяне се базират на принципа на документалната обоснованост. От качеството на информацията в първичните документи зависи осигуряването на вярна картина за състоянието в стопанската организация, нормалното протичане на работата във всички функционални отдели и ефекта от положения труд на специалистите.

СЪЩНОСТ НА ДОКУМЕНТИРАНЕТО НА СЧЕТОВОДНИ ДОКУМЕНТИ

Един от принципите, които се прилагат в системата на счетоводството, е документалната обоснованост на стопанските операции. Този принцип изисква всяка стопанска операция да бъде отразена (документирана) в първичен счетово ден документ или технически информационен носител. Следва да се има предвид, че при оформянето на документите се дава пре димство на съдържанието на стопанските операции пред формата на тяхното представяне в първичните счетоводни документи и тех нически информационни носители.

Законът за счетоводствотоотделя значително внимание на счетоводните документи и формата на счетоводството. В предприятията ежедневно постъпват и се съставят множест во първични счетоводни документи. Изискванията за тяхното съ държание и реквизит са посочени в чл. 8 от Закона за счетовод ството. В Закона за счетоводството се предвижда предприятията да изготвят своята финансова документация на базата на международните счетоводни стандарти.

Посочени са минималните задължителни реквизити навъншнитеивътрешнисчетоводни документи. Документите са класифицирани напървични, вторичниисчетоводни регистри.

Формата на счетоводството представлява съвкупността от всички счетоводни регистри, използвани в предприятието и прилаганите ред и техника на записванията по тях. Тя следва да осигурява синхронизирано осъществяване на хронологическото и систематическо (синтетично и аналитично) отчитане. Утвърждава се от ръководителя на предприятието.

Законът за счетоводството регламентира и отговорността на лицата, съставили и подписали счетоводните документи, както и въпроса за съхраняването на счетоводната информация. Посочени са конкретни срокове за съхраняване на счетоводните документи.

Международните счетоводни стандарти, на които се базират българските НСФОМП, се издават от Комитета по международни счетоводни стандарти, основан по инициатива на лорд Хенри Бенсън през 1973 г. в Лондон. Възприемането на тези стандарти се предопределя от няколко фактора:

- интернационализацията на бизнеса и глобализацията на финансовите пазари,

- засилващите се интеграционни процеси в областта на международната търговия,

-непрекъснато нарастващия брой на транснационалните корпорации и др.

Следва да се има предвид, че МСС не отменят националното счетоводно законодателство. Те се прилагат предимно от мултинационалните компании, които търгуват свои акции на световните капиталови пазари. По този начин се постига подобряване на качеството на счетоводната информация, което е от полза не само на чуждестранните инвеститори, но и на държавата като цяло. МСС стоят в основата на разработенитенационални счетоводни стандарти.Националният счетоводен стандарт 2 регламентира същността, предназначението и реда при оформянето и обработката на счетоводните документи. Счетоводният документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, имащ доказателствена сила, съгласно чл.8, 9 и 10 от Закона за счетоводството.
Счетоводни документи са първичните и вторичните документи, съставени при извършване на стопанските операции, както и счетоводните регистри, съдържащи обработена счетоводна информация.
За счетоводен документ се считат и получените или издадените от предприятието носители на информация чрез фотокопирна техника, телефаксна апаратура и т.н., като за верността на информацията се изискват подписи на лицата, изпратили и получили документите.
При автоматизирано дистанционно предаване на документи, предаващият информацията се идентифицира въз основа на неговия шифър.
Препис на оригиналните счетоводни документи придобиват качеството на техен равностоен заместител след нотариална заверка или подпис и печат на издателя. Достоверността на информацията в счетоводните документи, излизащи извън предприятието и предназначени за ползване от трети лица, се потвърждава с печат на предприятието - издател на документа. Редът за оформянето на счетоводните документи е регламентиран в Раздел
Iот Глава втора на Закона за счетоводството.

Националният сметкоплансъздава условия за единен подход към организацията и осъществяването на счетоводството в предприятията.
Предприятията определят самостоятелно счетоводната си политика, като се ръководят от разпоредбите на Закона за счетоводството, националните счетоводни стандарти и националния сметкоплан.

Според чл. 6 от Закона за счетоводството счетоводният документ е хартиен или технически носител на счетоводна информация, класифициран като първичен, вторичен и регистър:

1. първичният документ е носител на информация за регистрирана за първи път стопанска операция;

2. вторичният документ е носител на преобразувана (обобщена или диференцирана) информация, получена от първичните счетоводни документи;

3. регистърът е носител на хронологично систематизирана информация за стопански операции от първични и/или вторични счетоводни документи.

Счетоводният документ може да е електронен документ, когато са спазени изискваниятанаЗакона за електронния документ и електронния подпис.

Първичният счетоводен документ, адресиран до други предприятия или физически лица, съдържа следната информация:

1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;

2. дата на издаване;

3. (наименование, адрес и номер за идентификация по чл. 84 отДанъчно-осигурителния процесуален кодексна издателя и получателя;

4. предмет и стойностно изражение на стопанската операция;

5. име и фамилия на съставителя

Първичният счетоводен документ може да засяга само дейността на предприятието, тогава съдържа най-малко следната информация:

1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;

2. дата на издаване;

3. предмет и стойностно изражение на стопанската операция;

4. име, фамилия и подпис на съставителя.

Издаването на първичен счетоводен документ не е задължително, когато стопанската операция е документирана с фискална касова бележка, издадена от фискално устройство, по ред, определен с наредба на министъра на финансите или получател по нея е физическо лице, което не е търговец.

За отчитането на определени стопански операции, активи и пасиви на бюджетните предприятия, министърът на финансите утвърждава условия и ред на документиране, форма и реквизити на счетоводните документи, които са задължителни за прилагане.

Едноличният търговец се идентифицира само чрез единен идентификационен код по БУЛСТАТ.

ДОКУМЕНТООБОРОТ

Документирането е процес на информационно отразяване на съдържанието на стопанската операция върху хартиен или технически носител. Документооборот е пътят на движението на счетоводните документи от момента на тяхното съставяне или получаване в предприятието до момента на предаването им в постоянния счетоводен архив за съхранение.Документооборотътобхваща следните етапи:

-съставяне и приемане на документите в счетоводството;

-подготовка за обработване;

-обработване на документите;

-съхраняване на счетоводните документи;

Всяка стопанска организация разработва правила за документооборота. Планът за документооборота трябва да обхваща отделните етапи от процеса на създаването и използването на документите:
а)оформяне на документите;


б)приемане и подготовка за обработване;


в)обработка на документите;


г)съхранение в счетоводния архив.

Съхранението на счетоводните документи се извършва съобразно изискванията на гл. V¶ от Закона за счетоводството. След изтичане на сроковете за запазване на счетоводните документи, те се унищожават, ако не подлежат на съхранение в държавния архив. Организацията по съхраняването и ликвидирането на счетоводните документи осигурява запазването на счетоводната информация и на данните за унищожените документи. Унищожаването на счетоводните документи се извършва от комисия, определена от ръководителя на предприятието, която изготвя протокол за своята работа. В протокола се описват счетоводните документи, определени за унищожаване, както и периодът, за който се отнасят.Анулирането на сгрешените документи става по ред, определен от предприятието-издател, ако в нормативен акт не е предвидено друго. При изземването на счетоводни документи от органите на полицията, съда, прокуратурата или други упълномощени за това лица, в предприятието трябва да се осигури запазване на информацията, съдържаща се в иззетите документи.

Документалната обоснованост на стопанските операции изисква всяка осъществена стопанска операция да бъде документирана в първичен счетоводен документ или технически информационен носител. При документалното обосноваване на стопанските операции се дава предимство на съдържанието на операциите пред формата на тяхното представяне в документите и техническите информационни носители. Спазват се следните принципи на документиране:
1. Документиране на стопанските операции в момента на тяхното осъществяване.
2.Хронологична регистрация и систематизация на всички счетоводни документи за осъществени стопански операции въз основа на съдържащите се в тях реквизити.

3.Аналитично и синтетично отчитане на информационното съдържание на протеклите в хронология стопански операции.
4.Приключване на счетоводните сметки, книги и регистри в края на отчетния период и установяване на финансовия резултат от дейността на предприятието и размера на дължимите данъци.

ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Организацията на документооборота в предприятието се осъществява по определен от ръководството и съставителя на годишния финансов отчет ред, който е в пряка зависимост от:

(1)прилаганата форма на счетоводство;

(2)състава и информационното съдържание на счетоводните документив съответствие с предмета на дейност на дружеството и специфичните характеристики на отчетните обекти в него;

(3)синтетичнотои аналитичното счетоводно отчитане на базата наединниясметкоплан;

(4)обхвата и съдържанието на счетоводния отчет;

(5)разпределението на счетоводната работа между отделнитесчетоводители;

(6)съхраняването и ползването на счетоводни документи в периода натяхната валидност;

(7)степента на автоматизация на счетоводството.

Формата на счетоводството се утвърждава от ръководителя на предприятието. Тя следва да осигурява синхронизирано осъществяване на хронологичното и систематичното (аналитично и синтетично) счетоводно отчитане.

Счетоводната политика представлява възприетия от предприятието модел за отчитане на неговата дейност през отчетния период. Този модел се разработва до началото на отчетния период при спазване на принципите:

документална обоснованост на стопанските операции;

предпазливост;

независимост на отчетните периоди;

стойностна връзка между начален и краен счетоводен баланс;

непрекъсваемост на дейността на предприятието;

възможно запазване на методите за оценка и за амортизациите, използвани през предходния период;

текущо начисляване, съпоставимост между приходите и разходите и историческата цена.

ПРИНЦИПИ НА РАЗРАБОТВАНЕ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СТОПАНСКАТА ОРГАНИЗАЦИЯ

При изграждането и поддържането на счетоводната система предприятията осигуряват:

1. всеобхватно хронологично регистриране на счетоводните операции;

2. систематични счетоводни регистри за обобщаване на счетоводната информация, които се откриват в началото на отчетния период и се приключват в неговия край;

3. синтетични и аналитични счетоводни регистри, както и равенство и връзка между тях;

4. междинно и годишно приключване на счетоводните регистри, съставяне на оборотна ведомост;

5. изменения в извършените счетоводни записвания чрез съставяне на коригиращи счетоводни статии;

6.прилагане на индивидуален сметкоплан.

Когато при осъществяване на счетоводството се използва счетоводен софтуер, той трябва да е разработен при спазване на изискванията на Закона на счетоводстото и да дава възможност обработваните чрез него данни и изходните документи да са на български език. Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се разрешават. Погрешно съставени първични счетоводни документи се анулират и се съставят нови. Лицата, които са съставили и подписали счетоводните документи и техническите информационни носители, носят отговорност за достоверността на информацията в тях.

Организацията на документооборота се регламентира с разработен и утвърденот ръководствотоплан (правилник) за документооборота, с който се определят:

общите изисквания при документирането на стопанските операции;

списъкът на всички първични и вторични счетоводни документи,използвани в дружеството, систематизирани според начина на тяхната обработка - ръчна и/или автоматизирана;

списъкът на всички счетоводни регистри, използвани в дружеството,систематизирани според начина на тяхното съставяне;

лицата, отговорни за съставянето, оформянето и контролирането нареквизитите на всеки първичен счетоводен документ;

движението на счетоводни документи - книжни носители на счетоводнаинформация, използвани през отчетния период в отделно обособени звена на дружеството;

движението на техническите носители на счетоводна информация приавтоматизирана обработка;

графикът с информация за срокове и отговорници при движението насчетоводните документи, групирани по обекти на отчитане;

редът за съхранение и ползване на книжни и технически носители насчетоводната информация и лицата, отговорни за това.

Вътрешните правила за документиране на стопанските операции в стопанското предприятие са разработени въз основа на Закона за счетоводството, Закона за данъка върху добавената стойност, Правилника за прилагане ЗДДС и изискванията на Националните счетовдни стандарти. Те обхващат общите и специфични изисквания при документиране на стопанските операции, както и правила за съставяне, оформяне, движение и съхраняване на първичните и вторични счетоводни документи.

Общите изисквания включват следните задължителни за служителите на предприятието правила:

Първо,не се приемат счетоводни документи от други предприятия, организации и физически лица, които не отговарят на следните изисквания:

не са съставени на български език или не са придружени с превод на български

не съдържат всички реквизити, регламентирани от ЗС и ЗДДС

в които има поправки и добавки

Отговорността за това се възлага на главния счетоводител и съответните материално отговорни лица.

Второ,на изискванията от предходната точка трябва да отговарят и всички счетоводни документи, които се издават от предприятието.

Трето,вторичните счетоводни документи имат доказателствена сила, ако към тях е приложен опис на първичните счетоводни документи, въз основа на които са съставени. Вторичните счетоводни документи се подписват от съставителя и главния счетоводител.

Четвърто,бланките на данъчните и опростените фактури, специалните бланки и други подобни са под отчет. За тях се води специален регистър

Пето,преписите или копията на оригинални счетоводни документи придобиват качеството на равностоен заместител след нотариална заверка, когато това се изисква изрично, или само с подпис и печат на издателя във всички останали случаи.

Шесто,изземването на първични счетоводни документи от предприятието се допуска само за полицията, прокуратурата, съда и контролния орган /управителен съвет/ на предприятието. На мястото на иззетите документи се оставят дубликати заверени копия.

Седмо,при изгубване, унищожаване или кражба на счетоводен документ, главният счетоводител уведомява писмено полицията и териториалната данъчна дирекция. Той осигурява фотокопия на тези документи от екземпляра на техния издател, заверени от него с подпис и печат.

Осмо,счетоводните документи, адресирани до други предприятия и организации, се подписват от лицето /лицата/, упълномощени за това.

Девето,за съставени и подписани първични и вторични счетоводни документи с невярно съдържание, от виновните лица се търси дисциплинарна, имуществена и наказателна отговорност по реда на действащото законодателство.

Десето,за всеки първичен и вторичен документ се определят екземплярите, в които се съставя, и къде се представя всеки от тези екземпляри.

СЪСТАВЯНЕ, ОБРАБОТВАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ

НА СЧЕТОВОДНИТЕ ДОКУМЕНТИ

Вътрешните правила конкретизират реда и персонифицират отговорностите по съставянето, приемането, обработването и съхраняването в постоянния счетоводен архив на организацията. Разработени са въз основа на действащото счетоводно, данъчно и осигурително /социално и здравно/ законодателство. Обхващат документирането на основните и специфичните за предприятието стопански операции.

1. Първични счетоводни документи -служат за първоначално регистриране на стопанските операции

1.1 Външни / издавани от или на външни на предприятието структури, организации и лица, за сделки и събития по които предприятието е адресант /

- Опростена фактура

- Дебитно известие

- Кредитно известие

- Данъчна фактура

- Данъчно дебитно известие

- Данъчно кредитно известие

- Единен административен документ

- Протокол

- Количествено стойностна сметка

- Стокова разписка за получени стоково материални ценности

- Касови бележки от ЕКАПФ

- Квитанции от ПКО за внесени суми

1.2 Вътрешни / съставяни и издавани от определените с този правилник длъжностни лица, за вътрешни за предприятието събитияпо които то не е адресант, и служещи само и единствено за вътрешна потреба в самото предприятие /.

- Стокова разписка за получени стоково материални ценности

- Складова разписка за заскладяване на получени материали

- Искане за изписване или прехвърляне на стоково материални ценности от склад

- Пътен лист за движение на автомобил

- Протокол за промяна на отчетна стойност на стоково материални запаси

- Инвентаризационен опис

- Сметка за изплатени суми

- Разходен касов ордер

- Приходен касов ордер

- Ведомост за аванс

- Ведомост за заплати

- Заявка за закупуване, доставка и получаване на стоки, материали и услуги

Първичните счетоводни документимогат да се разделят на :

Касови:ПКО, РКО, касова книга, квитанции;

Банкови: платежни нареждания, нареждания разписки, вносна бележка, платежно искане за незабавно инкасо;

По трудовите отношения: трудов договор, допълнително споразумение, заповед за освобождаване, наказание, отпуск, болничен лист и акт за трудова злополука, декларация за детски добавки;

За материални и стопански операции: складова разписка, искане на материали, лекарствен лист, ведомост за заплатии съответните рекапитулации и справки, авансов отчет, фактури;

За инвентаризация: въпросен лист за МОЛ, сравнителна таблица, протоколи за компенсиране, протокол за брак на ДМА, протокол за брак на ММП,сравнителна таблица за липси и излишъци, инвентаризационни описи за ДМА и СМЦ;

За транспортни операции: пътна книжка

Вторичните счетоводни документии регистрите според прилагането на счетоводно отчитане /мемориално ордерната система/са :

МО / мемориални ордери /

Оборотна ведомост

Месечни и тримесечни отчети

Годишен баланс

ПЪРВИЧНИ ДОКУМЕНТИ

Фактура данъчна и опростена

Данъчна фактура се съставя, когато издателят на документа е регистриран по ЗДДС, като на отделен ред се включва ДДС.

Опростена фактура се съставя, когато издателят на документа не е регистриран по ЗДДС и в стойността на услугата или стоката не се начислява ДДС на отделен ред, а същият се включва в общата стойност

Във фактурата се описва извършената услуга и стойността, или доставената стока- вид, количество, единична цена и стойност цифром и словом. Вписват се наименованието на организацията получател, МОЛ, НДР, БУЛСТАТ, адрес, банкова сметка, код и наименованието на банката, подписи и печат.

Задължително се упоменава как ще се извърши плащането на услугата в брой или с платежно нареждане.

Фактурите се изготвят от счетоводител или касиер в деня на продажбата на стоката или услугата. Подписват се от упълномощен представител, който е отговорник за сделката. Фактурите се представят в счетоводството в същия ден за осчетоводяване и не по късно от първо число на следващия месец.

Фактурите за покупки се получават при извършване на доставки на стоки и услуги от външни контрагенти. Фактурите за покупки се предават в счетоводството от лицето, извършило покупката, но не по-късно от два работни дни.

Фактурите се съхраняват в архива на дружеството.

Приходен касов ордер/ПКО/

Попълват се трите имена на вносителя и за какво се внася сумата. Сумата се попълва цифром и словом. Същите реквизити се попълват и на квитанцията. Подписват се касиера и главния счетоводител, поставя се печат и квитанцията се дава на лицето, което внася сумата.

ПКО е невалиден без номер, дата, месец и година. ПКО се представят в счетоводството същия ден за осчетоводяване и се съхраняват в архива настопанското предприятие.

Разходен касов ордер/РКО/

Попълват се трите имена на лицето, което получава сумата. Ако е служител на предприятието, се пише отделението или звеното, в което работи; ако е външно лице, се пише адресът на местоживеене, данни за лична карта и ЕГН. Попълва се в касата и се пише за какво се изплаща сумата написана цифром и словом. РКО се завежда същия ден в касовата книга и му се поставя пореден номер. РКО се представят в счетоводството същия ден за осчетоводяване и се съхраняват в архива.

Касова книга

Касовата книга е номерирана /в два екземпляра/, прошнурована, подпечатана и подписана от гл. счетоводител иУправител.Описва се движението на паричните средства в касата на предприятието в лева.

ПКО и РКО имат отделна номерация за всяка календарна година, като се започва от 1. Касиерът номерира и описва касовите документи за всеки ден от месеца начално салдо, приход, разход, остатък в края на деня и подпис касиер..

Нареждане разписка

Използва се при получаване на пари в брой от банката. Попълва се банката /наименованието/, място и дата на издаване, подписи на лицата, разпоредили сумата /цифром и словом/, трите имена на лицето, упълномощено да получи сумата, ЕГН, данни за лична карта, автентичен подпис и печат на дружеството. Изготвясе в два екземпляра от касиера.

Вносна бележка

Използва се за внасяне на пари в брой от касата в банката и се пише в два екземпляра. Попълва се наименованието на банката, място и дата на подаване, банкова сметка на получателя, сумата цифром и словом, името на вносителя и подпис, основанието за внасяне и печат на дружеството.

Платежно нареждане

Използува се за плащане по банков път.Попълва се наименованието на банката, банковата сметка и код, фирмата получател, същите данни за наредителя, мястото и дата на подаване,подписите на лицата,разпоредили финансовитеоперациии печат на организацията.В основанието за плащане се дава кратка информация за получателя номер документ, вид услуга, вид данък и период,за който се отнася.

Авизо за платежни нареждания неразделна част от платежно нареждане.

Платежно искане за незабавно инкасо попълват се сумите за получаване от ДОО, сметката на платеца, сметката на получателя, сумата, информация за платеца. Посочва се и параграфа, място и дата на подаване, подписи на лицата, представляващи получателя, печат, наименование на банката.

Авансов отчет

Попълва се при отчитане на отпуснат служебен аванс на подотчетните лица.

Служебните аванси се отпускат с разрешение наУправителяна предприятието за закупуване на материали,малоценни и малотрайни предмети и др., за командировки в нормативно определен размер, като задължително при издаване на разходния документ се пише характера на аванса, а за командировките - на заповедта, дата, месец, година и срок /от-до/.

Лицата, получили авансово сумите, отговарят за тяхното съхранение, използването им по предназначение и своевременното им отчитане.

Авансите, предназначени за командировки, се отпускат за срока на командировката, посочен в заповедта и отчитането става не по-късно от 3 дни от завръщането на лицето от командировката. На гърба на авансовия отчет се описват всички документи, с които подотчетното лице се отчита номер по ред на документа, на кого и по какъв документ е изплатено /организация доставчик/, номер и дата на документа, сума. Ако подотчетното лице има остатък за отчитане от предходен месец, се попълва, описват се получените суми за месеца, сборуват се и се попълва графа всичко получено, написва се изразходената сума от описаните на гърба документи и се установява дали подотчетното лице има да внася или да взема пари от касата като се попълва ПКО или РКО.

Авансовият отчет се утвърждава от гл. счетоводител и Управителя.

Мемориален ордер

С МО се отразяват счетоводните статии и основанието за съставянето им .Попълва се при липса на гореспоменатите документи при осчетоводяване на отчети за разходи на материали от група 30, за прехвърляне на материални ценности от едно МОЛ на друго, годишен и периодичен брак, годишни инвентаризации или смяна на МОЛ, сторнировъчни, приключителни или други операции във връзка с отчетната дейност.

Всеки МО се номерира с пореден номер, като се започва с 1 и се съхранява в папката според характера на записването за всеки отделен месец. На формуляра се подписва счетоводителят, съставил документа, и гл. счетоводител.

Всички документи, които се използуват в процеса на работа във връзка със счетоводната отчетност за заприходяване и изписване на СМЦ, са подвързани в кочани, прошнуровани и номерирани пише се броят на екземплярите, подпечатани в деловодството и се подписват от Управител и гл. счетоводител. Това са:

Складова разписка

Съставя се, когато трябва да се задължи МОЛ за постъпили в склада ценности. Съставя се в 2 екземпляра един към фактурата /за счетоводството/ и един за МОЛ. Складовата разписка трябва да има пореден номер и дата, месец и година на постъпване в склада. Описва се наименованието на постъпилия актив, мярка, количество, единична цена, стойност, трите имена и подписи на предал и приел.

Искане/заповед/ - за отпускане на материална ценност от склад

При отпускане на материалите се пише дата, месец, година, отделението или звеното, за които са отпуснати.

Описва се наименованието, вида и размера на материалите, мярка, количество наредено и отпуснато цифром, като на отпуснато се пише задължително словом.

Месечна сметка пътна книжка

Използва се за улеснение отчитането на горивото по коли. Съставя се в един екземпляр за счетоводството за прикачване към авансовия отчет и се съхранява в папка досие за всяка кола. Попълва се: марката и номера на автомобила, месец и година на изготвяне на сметката, трите имена на шофьора. От пътната книжка се попълват изминатите километри градски и извънградски и се изчислява разхода според установените разходни норми.

Констативен протокол пригодена бланка за брак на ДМА

Използва се за бракуване на ДМА, ел.уреди и друга техника, за която се изисква проверка от техническо лице.

Инвентаризационен опис

Инвентаризационен опис се прави, когато се извършва годишна инвентаризацияилипри смяна на МОЛ. Издава се заповед на Управителя на предприятието и срок за предаване на документите в счетоводството за осчетоводяване и сравняване със счетоводните данни.

Счетоводните операции се въвеждат на компютър.

ВТОРИЧНИ ДОКУМЕНТИ:

Вторични счетоводни документи документи, които се съставят на база обработени, групирани, класифицирани и регистрирани първични счетоводни документи.

В предприятието се съставят и използуват следните вторични счетоводни документи :

- Авансов отчет

- Счетоводна справка

- Касова книга

- Дневен отчет за продажбите

- Протокол за резултати от проверка на материални запаси

- Отчет за издадени фактури

- Месечна рекапитулация за движение по аналитични партиди

- Рекапитулация на заплати и възнаграждения

- Месечна оборотна ведомост

- Годишна оборотна ведомост

Вторичните счетоводни документи се изготвят, групират и класифицират от длъжностни лица служители в счетоводния отдел и определени от главния счетоводител, които ги подписват, представят за утвърждаване, завеждат ги в счетоводния регистър и са отговорни за верността им.

Хронологични описина операции

С тази функция може да се изведе хронологичен опис на въведените счетоводни статии за избран месец, в зависимост от въведената дата на работа с различна параметризация: за диапазон операции, за период, за номер документ, за сума, за регистрационен номер.

Оборотна ведомост

Изготвят се оборотни ведомости за синтетично и аналитично ниво, те имат еднаква структура, включваща сметка, подсметка или партида, начални остатъци подебит-кредит, обороти дебит-кредит и крайни остатъци дебит-кредит.

Справка за контрагент

Показва състоянието на разчетите /вземания и задължения/ за конкретен контрагент за избран период.

Справки по статии

Извежда се справка за конкретна статия или за всички статии по конкретна сметка или за всички сметки.

Дневник на сметка

Дневникът съдържа информация за салдата, оборотите и всички операции, с които са формирани тези обороти в количество /ако сметката се отчита и в количество/ и стойност.

Извлечение от сметка

Извежда се аналитична оборотна ведомост за избрана сметка, подсметка, като се определи критерий кои партиди да участват. Различните видове извлечения от сметки дават разнообразна информация за анализ на вземания и задълженията относно периода на възникване и закриването им.

Синтетични обороти

Получава се справка за сумите по кореспонденция за конкретна сметка или подсметка за избран период от-до месец. Извеждат се суми за всяка кореспонденция за избрания период и с натрупване от началото на годината до края на периода.

Главна книга

Тази функция може да даде информация за избран период месец, тримесечие и т.н. Главната книга съдържа информация за салдо в началото на периода дебит-кредит, обороти за периода дебит-кредит и салдо в края на периода дебит-кредит за всички сметки, разшифровани по кореспондиращи сметки. Може да се изведе в два варианта :

- сумарна извеждат се кореспонденциите общо за сметката, т.е. ако сметката има подсметки, то еднотипните кореспонденции на всички подсметки са натрупани.

- с подсметки извеждат се обороти на всяка подсметка по кореспондиращи сметки.

Всеки месец автоматично се осчетоводяват :

начисляването на амортизациите на ДМА

разпределението на разходите за спомагателна дейност

отчитане на резултат

сторниране на операции

преоценка на ДМА , когато е необходима

Месечни отчети

Изготвят се до пето число на месецаи се представят във висшестоящите организации.

Тримесечни отчети

Изготвят се до десето число и се представят във висшестоящите организации.

Заповед за наказание

Изготвя се от личен състав в два екземпляра след решение на ръководството. Връчва се на лицето срещу подпис. Подписва се от съответните длъжностни лица.

Заповед за отпуск

Изготвя се от личен състав въз основа на лична молба от лицето и писменното разрешение на прекия ръководител и Управителя на Здравното заведение.

Болничен лист

Документ, по който се разрешават всички отпуски за временна нетрудоспособност. Болничният лист се подписваот лекуващия лекар. Представят се в личен.

Декларация и протокол за трудова злополука

Изготвя се от лицето, отговарящо за безопасни и здравословни условия на труд. Изпраща се в НОИдо три дни след злополуката с копие от болничния лист. След одобрение от НОИ той изпраща разпореждане, което служи за начисляване.

Декларация за детски добавки

Представя се от всеки служител, имащ право на такива добавки при постъпване на работа и ежегодно до 25 януари. Длъжностното лице проверява декларацията, подписва се и начисляваполагащата се сумаза детски надбавки по месеци.

Молба за получаване на еднократна помощ за живородено дете

Подава се в касата на дружеството, сверява се с акта за раждане от касиера, който определя размера според поредността на децата. Актът за раждане се подписва от съответните длъжностни лица и се подпечатва.

Трудов договор

Изготвя се в два екземпляра от личен състав, въз основа на подадена молба, подписана от прекия ръководител и Управителя на стопанското предприятие. Връчва се на лицето до три дни от назначаването му.

Допълнително споразумение

Изготвя се от личен състав в два екземпляра при всяка актуализация на работната заплата. Връчва се на лицето след подпис на съответните длъжностни лица.

Заповед за освобождаване

Изготвя се от личен състав в два екземпляра. Връчва се в деня на освобождаването след подпис на съответните длъжностни лица.

Ведомост за заплати

Изготвя се от счетоводител въз основа на информация, подадена от ръководителите на отделните звена, касиер или личен състав. Преди изплащане на сумите задължително се подписва от Управител, Гл.счетоводител, Касиер и изготвил Счетоводител. Съхраняват се в архив 50 /петдесет/ години.

Документите се осчетоводявати подреждат в папки според техния характер,подвързват се, надписват се номера на папката, месец, година, начален и краен номер на позвързаните документи.

Съхраняват се в архив за следните срокове :

50 /петдесет/ години ведомости за заплати

10 /десет/ години балансите

5 /пет / години главните книги

3 /три/ години всички останали документи при положение, че е извършена финансова ревизия.

За достоверността на данните в документите и за правилното им съставяне и оформяне отговорност носят длъжностните лица, съставили и подписали тези документи, а за законносттаи целесъобразността на стопанските операции отговарят длъжностните лица, разпоредили извършването им.

ИЗИСКВАНИЯ ПРИ РАЗРАБОТВАНЕ НА СИСТЕМАТА НА АВТОМАТИЗИРАНА ОБРАБОТКА НА СЧЕТОВОДНАТА ИНФОРМАЦИЯ

При автоматизирана обработка на счетоводната информация в плана за документооборота се разграничава движението на книжните счетоводни документи от движението на техническите носители на счетоводна информация. При разработване на системата за автоматизирана обработка на счетоводните документи се осигурява терминологично и идентифициращо единство на показателите и реквизитите, използвани при счетоводното отчитане на отделните обекти, както и организацията на информационните връзки на всеки обект с останалите обекти.

Счетоводната информация при нейната автоматизирана обработка се класифицира и кодира, като се осигурява:
а)пълен обхват на всички класификационни обекти;
б)възможност за включване на нови класификационни групи и обекти, без да се нарушава структурата на системата за класифициране;
в)автоматизирано получаване на всички необходими отчетни показатели поотделно или групирани по отделен признак;
г)използване на общоприети обозначения и системи за кодиране.
Индивидуалният сметкоплан на всяко стопанско предприятие е основа за класификация при автоматизирана обработка на счетоводната информация.Документирането на стопанските операции се осъществява при спазване на реда, определен със Закона за счетоводството и с Албума на първичните счетоводни документи. Входната информация, записана върху технически носител или предавана по канали за връзка от автоматично регистриращи устройства, трябва да съдържа данни, които идентифицират организацията, отговорна за изправността на каналите, както и длъжностните лица, отговарящи за достоверността на предаваната информация. Задължително условие за въвеждане на информация върху технически носител е наличието на идентифициращ документ. Такъв документ се съставя и когато се нанасят корекции в счетоводни записвания, при допълнителни счетоводни статии и при приключване на счетоводни сметки. Всички документи преди въвеждането на данните от тях в електронноизчислителните машини се контират, като се осигурява съответствие с пълната аналитична структура на счетоводните сметки, определена в индивидуалния сметкоплан. Всеки документ се подрежда в предварително номерирана папка (класификатор), като се вписва в десния горен ъгъл поредният номер на класирането.

Въведената върху технически носители информация от първични и други счетоводни документи формира информационната база, необходима за функционирането на системата. В информационната база от данни за всяка счетоводна сметка се осигурява едновременно аналитична и синтетична информация.

Системата за автоматизирана обработка на счетоводната информация трябва да гарантира възможности за евентуален контрол. Салдото на всяка сметка трябва да може да бъде обяснено чрез въведените операции.

ВЪЗМОЖНОСТИ ЗА ПОДОБРЯВАНЕ, АВТОМАТИЗИРАНЕ И ОПТИМИЗИРАНЕ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Системата се състои от следните функционални модули:
Създаване на документи, Електронно деловодство, Движение на документи, Контрол на задачи, Електронни услуги, Електронен архив, Плащания.
Система ДОКУМЕНТООБОРОТ позволява следните операции:

Създаване на документи по потребителски образци. Автоматично създаване на документи с данни от базата данни на системата.

Деловодна регистрация на всички видове хартиени и електронни документи, по всички използвани деловодни технологии.

Автоматично регистриране, водене и приключване на преписки по кореспонденти, поддържане на реални и виртуални преписки и дела с документи.

Обработване на документи със специфични законови изисквания (жалби, искания и др.).

Автоматизирано получаване и изпращане на електронно подписани документи и съобщения през електронната поща на Интернет.

Реализиране на електронни услуги на принципа едно гише, автоматично създаване, приемане, регистриране и маршрутизиране на подавани документи с искания за услуги и на издавани документи по искани услуги.

Реализиране на електронни услуги през Електронния портал на Българското електронно правителство и през уеб сайтове на потребители.

Автоматична деловодна регистрация на искания за електронни услуги, постъпващи през Интернет, автоматично маршрутизиране по исканията, автоматични отговори на справки за изпълнението на искания за услуги.

Плащания на услуги, по договори и др.

Електронен документооборот, управление на движението на документи, маршрутизиране на документи, контрол върху местонахождението им.

Контрол върху изпълнението на задачи по документи и с устни разпореждания.

Автоматично отпечатване на пощенски пликове с данни за кореспонденти на документи.

Автоматично създаване на електронни архиви от електронни и електронно подписани документи, автоматично създаване на архивни бази данни.

Универсална високоскоростна справочна дейност:

1.справки по всички характеристики на документи, задачи, преписки, дела и др. в произволни комбинации;

2.пълно текстово търсене на документи с независимо бързо действие от големината на базата данни на системата;

3.потребителски ориентирани статистически таблици и отчети, средства за редактиране.

Средства за отразяване на структурни и кадрови промени при потребителя, поддържане на история за работата с документи до и след такива промени.

Динамично управление на потребителския достъп до документи и данни, автоматично предоставяне и отнемане на достъп до документи.

Вътрешна електронна поща, възможност за интегриране сMSExchangeServerили другmailсървър.

Поддържане на системен журнал с данни за извършени правомерни или неправомерни действия със системата, възможности за справки в журнала.

Средства за обмен на данни и документи с други информационни системи.

С автоматизирана електронна система за документооборота функционират повече от 80 държавни, общински и частни организации в Р. България с над 3000 работни места, сред които са Президенттвото, различни министерства и агенции, военни струуктури, областни и общински администрации, стопански предприятия. Такова е бъдещето на документооборота в стопанските организации.

ИЗПОЛЗВАНА ЛИТЕРАТУРА

Закон за счетоводството - ДВ

Национални счетоводни стандарти С.: Сиела, 2002

Международни счетоводни стандарти. С.: Сиела, 2006

ГЮРОВА, Б. и др., Практическо ръководство по счетоводство на фирмата, Форком, 2001

ДУШАНОВ, Ив. Обща теория на счетоводството. С.,2002

ДУШАНОВ, Ив. и др., Курс по счетоводство на предприятието/ Ив. Душанов и М. Димитров.- София: Ромина,2003

НИКОЛОВ, Н., Финансов анализ на стопанската дейност на предприятията. С., 2002

Янков, В., Счетоводство на предприятието. С., 1997

www.paragraf22.com

www.balans.odit.info

www.odit.bg

www.apisnet.net


Материала е изпратен от: Парашкева Петрова




Изтегли материала